Parece simples, mas não é…
Nada é mais improdutivo nas empresas do que aquelas reuniões com discussões infindáveis de problemas, sem perspectiva de solução. Pode ser que alguém esboce uma ou outra proposta de solução, mas a maioria dos participantes está com o foco tão grande no problema ou em assuntos paralelos, que a solução proposta nem é ouvida. Algum dia você participou deste cenário?
Dispensar energia e tempo em funções que não agregam valor para a organização é um custo muito alto, pois enquanto as decisões não são tomadas com agilidade, a empresa só tem a perder!
Generalizando, toda reunião é um esforço cooperativo com um propósito e os mais diversos fins, tais como: fornecer e/ou obter informações, treinamento, identificar alternativas para solução de problemas e definir um plano de ação para colocar em prática as decisões adotadas, por meio de troca de informações e consenso.
Reunião é um processo
Vamos tratar a reunião como processo, visto que as reuniões têm suas etapas, procedimentos e regras comportamentais, que conduzem a resultados para produtividade. A seguir uma visão macro do processo de reunião:
Planejamento
O cuidado no planejamento evita que a reunião transcorra de forma desordenada, como ocorre algumas vezes. Uma pergunta básica é “se vale a pena fazer esta reunião”. Se a reunião faz sentido, planeje:
- Definição dos objetivos: – O propósito da reunião deve ser claro.
- Formulação da pauta e dos resultados esperados: – A pauta deve conter: os tópicos para discussão e o motivo; estimativa de tempo, para discussão de cada tópico, se possível; o assunto apresentado – se ele requer discussão, preparo prévio, decisão ou se é apenas informativo.
- Escolha dos participantes e avaliação do tamanho do grupo: – É fundamental que a escolha das pessoas seja de acordo com o tema em pauta, com conhecimento dos assuntos e poder de decisão. Evitar mais de 9 participantes em uma reunião.
- Definição do local e ambiente apropriado: – O local da reunião deve ser avaliado em relação ao número de participantes, bem como a preparação do ambiente (sala, material e equipamentos).
- Agendamento de data e horário (início e término): – A agenda deve ser combinada previamente com os participantes e disponibilidade das pessoas chave.
- Definição de periodicidade, se for necessário: – Geralmente, as reuniões para solução de problemas, projetos, definição de processos e requisitos pedem encontros regulares. Os encontros devem ser combinados previamente com os participantes.
- Envio da comunicação da reunião: – O aviso da reunião deve ser transmitido aos participantes, com a pauta e outro material elucidativo anexado.
Condução e Participação
É necessário que os participantes estejam conscientes das suas atitudes e emoções. Alguns aspectos comportamentais merecem muita atenção, considerando que podem transformar-se em improdutividade e perda de tempo:
- Olho no tempo: – Impor o ritmo conduz a produtividade almejada. Resumos e ilustrações são importantes, mas se algum tópico levar mais tempo do que o esperado é bom lembrar os prazos e fazer reprogramação de tempo.
- Foco sempre na solução, nunca no problema: – Olhar para solução da questão em pauta é o que importa.
- Todos devem ser ouvidos atentamente e com respeito: – Ser receptivo e lembrar que as pessoas presentes trarão contribuições importantes para a organização. – Manter-se atento, ouvir a todos com respeito e estimular a participação. – Incentivar todos a expressarem suas ideias e proporcionar abertura para os mais inibidos, solicitando suas opiniões. – Permitir que todos os pontos de vista sejam defendidos.
- Flexibilidade: – Ser flexível com o estilo de cada participante e diferenças de atitudes.
- Impedir qualquer tática negativa e debates irrelevantes: – Animosidades e diferenças pessoais não cabem em uma reunião. – Evitar atitudes de intimidação ou que crie constrangimento a qualquer membro da equipe. – Ficar atento ao retraimento, a racionalização, a hipersensibilidade, a críticas ou a adulações, a sentimentos marcantes de autorreferência e as tendências de destrato aos membros do grupo.
Desenvolvimento
O desempenho da reunião depende muito da postura de quem conduz e dos participantes. É fundamental que a reunião tenha um líder que domine, além dos assuntos em pauta, técnicas de trabalho em equipe, conhecimento dos fatores sociopsicológicos que intervêm no funcionamento do grupo e que ação deve ser tomada para mover os participantes a atingirem suas metas. O líder precisa passar confiança para o grupo naquilo a que se propõe.
A dinâmica da reunião depende totalmente de determinadas posturas por parte de quem a conduz e dos seus participantes:
- Abertura da reunião na hora programada: – Iniciar a reunião no horário previsto, visto que todos foram informados previamente. O líder deve chegar com antecedência. – Iniciar a reunião com um resumo curto dos objetivos em pauta e o cronograma previsto. – Só esperar por participantes atrasados se alguém imprescindível não tiver chegado a tempo. – Se o atraso for inevitável, os motivos devem ser anotados na ata. Não desperdiçar tempo em recapitulações para os atrasados, a menos que seja indispensável para tomada de decisão.
- Checagem do plano de ação: – Verificar se todas as ações, listadas na ata anterior, foram realizadas.
- Feedback e Resultado: – Trazer para a reunião material elucidativo, tais como exemplos, figuras, diagramas e dados, visando garantir o entendimento de todos. – Explorar globalmente as ideias apresentadas, ao invés de debater ou defender cada ideia que surja. – Verificar com a equipe se os resultados estão sendo alcançados. Caso contrário, propor alterações na pauta e ajuste de tempo. – Sintetizar o que for apresentado, interrogando os participantes para confirmar acordos. – Anotar os dados importantes e ideias mais significativas.
- Encerramento da reunião: – Fechar a reunião com resumo dos assuntos tratados e do plano de ação a ser realizado pelos participantes. – Definir quem fará a ata da reunião (geralmente é o líder ou pessoa designada por ele).
Registro
Após a reunião, o líder ou pessoa designada deve elaborar a ata, de maneira simples e de fácil compreensão. Ata de reunião é um documento que registra resumidamente os fatos importantes colocados em pauta e as decisões tomadas.
A seguir, o conteúdo básico de uma ata:
- Data, local de realização, horário de início e fim da reunião – é necessário saber onde e quando as decisões foram tomadas.
- Lista de pessoas presentes e seus cargos – por quem as decisões foram tomadas, bem como as pessoas convocadas que não compareceram.
- Objetivo da reunião – motivo pelo qual as pessoas se reuniram, o mesmo que consta na pauta.
- Assuntos em pauta – registro das decisões tomadas, porque algumas ideias foram abandonadas, evitando que a mesma discussão ocorra novamente.
- Registro das decisões – para saber o que de fato foi acordado entre os participantes.
- Plano de ação – apontamento dos próximos passos, das tarefas a serem realizadas, respectivos responsáveis e prazos para execução das tarefas, estabelecimento da data, horário e participantes da próxima reunião.
- Dúvidas – no momento da elaboração da ata, recorrer a um dos participantes, caso haja dúvida sobre algum dos assuntos.
Boa jornada e faça excelentes reuniões produtivas para obter os resultados esperados!
GRAÇA BOGÉA Especialista em Inteligência Comportamental-Pessoas e Organizações Soluções Geradoras de Alta Performance
